Mener un projet en Saas

Quelles sont les particularités de la gestion de projet Saas ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?

D’après une étude de Pierre Audoin Consulting, 80% des entreprises Françaises utilisent du Saas et de nombreux projets voient le jour. Mais quelles sont les particularités de la gestion de projet Saas ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ? C’est à ces questions que Pierre Frederic Rouberties, consultant chez Precellis et responsable pédagogique à Centrale Paris, a répondu lors de la journée d’étude du Cercle SIRH dédiée à ce sujet.

Utilisant les technologies du Cloud, les logiciels Saas apparaissent dans les années 2000. Marché en progression constante, il représente en 2015, 49 Milliards de dollars à l’international.  Grâce à une très bonne dynamique, le marché du Saas va, selon une étude de Technology Business Research, afficher une croissance de plus de 8% par an pour atteindre 67 Milliards de dollars en 2018.

D’après  le National Institute of Standards and Technology (NIST), le cloud computing est «un modèle d’accès à des ressources informatiques partagées et configurables, depuis un accès réseau, à la demande, de manière simple, à partir de n’importe quel type d’appareil et depuis n’importe quel endroit. Il se caractérise par des ressources disponibles rapidement et opérationnelles avec un minimum d’efforts et d’interactions avec le fournisseur de services de ces ressources».

Quelles sont les caractéristiques d’une solution cloud ?

• On-demand self-service: Possibilité d’obtenir des services à tout moment en fonction du besoin et sans intervention humaine,
• Broad network access : Des outils accessibles via une large palette de terminaux en réseaux (navigateur, mobile, tablette, PC)
• Resource pooling : Ressources mutualisées entre les clients et allouées en fonction du besoin,
• Rapid elasticity : Augmentation ou diminution facile et rapide de la quantité de ressources allouée à un client pour correspondre à son besoin,
• Measured service : Consommation des ressources mesurée en temps réel pour permettre de les ajuster automatiquement.

Ces 5 caractéristiques permettent d’englober toutes les solutions cloud du marché. Les solutions Saas se distinguent par leur type, leur cible et leur type de maintenance. Ce sont des solutions applicatives à destination des utilisateurs métiers dont la maintenance est exclusivement gérée par le fournisseur cloud.

A quoi reconnaît-on une solution SaaS ?

• Multi-tenant (c’est-à-dire un logiciel pour plusieurs clients)
• Opéré par le fournisseur
• Accessible par interface utilisateur ou API
• Montée de version continue
• Versions standards, limitation des développements spécifiques

La gestion de projet Saas, bien qu’elle découle de la gestion de projet informatique classique, présente quelques particularités. Tout d’abord, elle utilise la méthode agile. C’est-à-dire que le projet se mène au fur et à mesure avec plusieurs phases d’itérations. Comme l’a précisé Pierre Frederic Rouberties, dans les projets Saas on « apprend en marchant ».

Ensuite, on observe une contraction des phases d’implémentation, ce qui réduit sensiblement le temps des projets. Ils sont menés plus rapidement et affichent une plus grande probabilité de succès.

Enfin, les rôles des participants du projet évoluent, on observe une recentralisation sur le métier et non plus sur l’outil. Le travail le plus important à effectuer lorsqu’on mène un projet Saas est d’harmoniser ses processus pour pouvoir correspondre aux standards du logiciel. Il y a donc une plus grande implication des acteurs métiers qui s’accompagne d’une modification du rôle de la Direction des Systèmes d’Informations.

Et comment mener le projet ?

• La phase de préparation: Elle correspond à la phase d’alignement des processus métiers avec les capacités de paramétrage des outils. C’est la phase primordiale du projet,
• La phase de réalisation: L’éditeur de logiciel paramètre l’outil selon les décisions prises lors de la phase de préparation. Ce paramétrage se fait en plusieurs itérations. Après chaque itération, une analyse des écarts est effectuée jusqu’à ce que l’écart entre le prévu et le réalisé soit nul.
• La phase de recette: Elle permet de vérifier que le paramétrage réalisé après les itérations correspond à ce qui avait été décidé.
• La phase de lancement: Elle comprend la reprise des données (qui permet d’assurer la reprise des historiques) ainsi que la formation aux utilisateurs. La phase de formation est plus légère que dans les projets classiques et elle porte plus sur les processus que sur l’outil.

Quels sont les points d’attention ?

• Le contrat : Il faut ici être vigilant concernant l’objet du contrat, son périmètre et ses évolutions. Les indicateurs de performance mesurables (inclus dans les SLA) demandent également une attention particulière. Il est important d’impliquer les services achat et juridique au plus tôt pour bénéficier de leur expertise et anticiper au maximum la phase de négociation contractuelle qui peut s’avérer très longue. Attention, les éditeurs proposent leurs contrats par défaut et proposent peu de souplesse pour les modifier.
• La sécurité des données : Il faut ici faire attention au lieu de stockage des données ainsi qu’aux mesures de sécurité mises en place par l’éditeur de logiciel. Il est primordial pour une entreprise européenne que ses données soient stockées en Europe pour échapper par exemple au Patriot Act.
• La performance : L’intervention de la DSI est indispensable sur ce sujet. Il faut en effet s’assurer, que l’architecture réseau et les connexions internet permettent une performance optimale du logiciel (notamment lors des projets internationaux). Les versions des navigateurs internet de l’entreprise doivent également correspondre à celles utilisées par l’éditeur de logiciel Saas.
• Les processus : Comme évoqué précédemment, il est indispensable que les processus métiers soient harmonisés avant de lancer un projet Saas. Les solutions Saas sont des solutions standards et il est important que toutes les parties prenantes du projet le comprennent bien et se retrouvent dans l’outil.
• La réversibilité : Il faut définir une stratégie de récupération des données comprenant le format et le délai souhaité.

Cette analyse a été produite lors de la journée d'études du cercle SIRH du 2 Février 2016.

Article rédigé par Adrien BOUTROUX